Le riunioni sono un tassello fondamentale nella gestione del proprio studio dentistico.
Nella routine quotidiana, presi dagli appuntamenti e da mille urgenze cliniche o amministrative, è difficile fare il punto della situazione e comprendere cosa sta andando bene e cosa no. Oltre a tutto non c’è mai un momento per il titolare sedersi e discutere delle nuove procedure, tecniche o strumentazioni che saranno introdotte in studio, o anche di motivare i propri collaboratori.
Se non affrontati in riunione ma nel momento in cui avvengono, gli eventuali sbagli che fisiologicamente capitano nella giornata ai nostri collaboratori vengono trattati nella maniera peggiore, o ignorandoli per negligenza propria oppure sbottando malamente contro la persona che li ha compiuti, ottenendo il risultato di demotivarla, incattivirla e certamente non portandola a migliorare.
L’unica soluzione in tal senso sono le riunioni, quei momenti dove si blocca l’operatività e ci si siede tutti assieme in una stanza per discutere.
Per me esistono quattro tipi di riunioni interne e due esterne. Sono un elemento di estrema importanza per lo sviluppo costante del proprio studio e la crescita personale e professionale di ogni elemento dello staff. Tassativo che vengano svolte all’interno dell’orario di lavoro, dedicandole il giusto tempo, cura, preparazione e attenzione.
INTERNE
1) Riunione mensile di tutto lo staff: questa ha una componente emotiva, una clinica e una gestionale. La prima punta a potenziare lo spirito di gruppo, attraverso video, riflessioni e considerazioni su libri letti dai vari partecipanti, che di volta in volta affrontano argomenti positivi e spronanti per tutti; la seconda riguarda nuovi protocolli, tecniche o aspetti clinici di cui vogliamo informare sia lo staff clinico che quello amministrativo; la terza vede l’analisi degli errori più comuni – le non conformità, anche dette “bug” – accadute nel mese precedente, per capire a mente fredda come mai si sono verificate e come porvi rimedio in maniera condivisa e definitiva.
DURATA: 3 ore
2) Riunione mensile di area: questa si svolge per aree operative: assistenti, odontoiatri, igieniste, segreteria. Serve ad affrontare argomenti specifici di ogni area, è di natura tecnico-operativa e gestionale.
DURATA: 30 minuti
3) Riunione del lunedì mattina: questa si svolge con i responsabili di area clinica, amministrativa e del marketing, oltre che con la segretaria contabile, per preparare il lavoro della settimana e fare un rapido check su quella appena trascorsa.
DURATA: 30 minuti
4) Briefing del mattino: il titolare con tutti i collaboratori vedono insieme l’agenda del giorno (già ottimizzata grazie ai controlli della segreteria avvenuti il giorno prima) per valutare insieme le terapie da svolgere, ricordare le personalità e necessità di ogni paziente, portare la giornata alla massima produttività clinica ed economica.
DURATA: 15 minuti
ESTERNE
1) Riunione quindicinale con il commercialista: fondamentale per avere sempre il polso dei flussi di cassa dello studio, le informazioni degli adempimenti politico-amministrativi, la gestione economica, in modo da non trovarsi al momento del pagamento dei tributi con l’acqua alla gola.
DURATA: 30 minuti circa
2) Riunione quindicinale con il consulente esterno di comunicazione, il web master: il responsabile interno di marketing si interrelaziona con lui per verificare l’andamento dei lavori di promozione sul web, eventuali modifiche ai siti o alla pianificazione di campagne o attività.
DURATA: 1 ora circa
Una annotazione conclusiva che io ritengo molto importante: ogni minuto speso in riunione e sottratto alla clinica, se fatto bene – ovvero con un fine ben preciso – porta a raddoppiare l’efficacia di tutto l’andamento dello studio in brevissimo tempo.
Le riunioni sono la soluzione migliore per potenziare enormemente le tue risorse umane e i processi operativi, amministrativi e comunicativi del tuo studio dentistico.
Vuoi risolvere le criticità del tuo studio e incamminarti nella strada dello sviluppo e del miglioramento?Le riunioni sono una tessera di questo percorso.
Buon cammino.
Pinuccio Massaiu