Spesso i colleghi mi chiedono com’è che riusciamo a gestire così tanti pazienti in studio, e così bene. Ci sono giornate dove in sala d’attesa passano più di ottanta persone, eppure, emergenze a parte, riusciamo a gestire tutti con un’efficienza prussiana. Anzi no, non solo efficienza, ma anche efficacia. I due termini sembrano uguali ma tra loro esiste una sottile ma sostanziale differenza.
Entrambi riguardano la capacità di gestire il tempo e lo sforzo necessario a svolgere le nostre attività. Eppure, mentre l’efficienza riguarda quante cose riusciamo a fare in un dato lasso di tempo, l’efficacia riguarda invece il passo successivo, ovvero quanti risultati portiamo alla fine a casa.
Mi spiego con un esempio: la mattina di mercoledì io devo passare dal notaio, andare in banca, incontrare il commercialista e passare in studio per fare una visita ad un paziente. Se riesco ad incastrare bene ogni cosa, rispettando gli orari e facendo tutte queste cose, sono efficiente. Ho ottimizzato il mio tempo facendo tante cose, è un buon risultato.
Può accadere, però, che quando sono arrivato dal notaio o in banca avevo due documenti su tre e quindi non ho potuto chiudere tutte le cose che dovevo fare, perciò ho dovuto fissare un altro appuntamento la settimana dopo (sic!). Ecco, questo è un problema non di efficienza (ho trovato il temo per andare da loro) ma di efficacia (non sono riuscito a raggiungere il risultato che mi ero prefissato nella mattinata).
Il succo è quindi questo: l’efficienza è un’ottima cosa da cui partire, perché impariamo a dosare tempo e risorse per fare più cose possibili durante la nostra giornata di lavoro, ma il vero successo risiede nell’efficacia, cioè la nostra capacità di produrre risultati!
Alcuni formatori o personal trainer, vi potrebbero dire che bisogna sempre preferire una persona efficace ad una efficiente, perché la prima porta più risultati rispetto alla seconda. Questo ragionamento fila con i commerciali di un’azienda. Il commerciale efficiente ma non efficace, che visita anche 50 potenziali clienti alla settimana (ma non ne chiude nessuno) è peggiore rispetto ad un altro che ne visita giusto una dozzina e ne chiude la metà.
Io ho sempre puntato ad avere intorno a me persone che siano entrambe le cose. Questo perché in una struttura organizzata come la nostra, che vuole soddisfare al meglio tutti i pazienti, concentrando su di loro la massima cura e attenzione, non ci possiamo permettere di essere solo efficaci.In questi casi l’efficienza è altrettanto importante, perché esprime la nostra capacità di organizzarci, di collaborare tutti assieme, di pianificare tempi e materiali. Se puntassimo alla sola efficacia, cioè a risolvere il problema che il singolo paziente in visita, rischieremo di trascurare tutti quegli accorgimenti che fanno la differenza e che partono ben prima della fase dentro lo studio operativo.
Quindi ecco la risposta finale al nostro quesito. Nel lavoro, ma anche nella vita, si devono possedere entrambe le caratteristiche: efficienza ed efficacia, in modo da produrre nel giusto tempo e con la migliore organizzazione quanti più risultati possibile.
Non è facile e non è immediato, ci vuole la corretta formazione (per imparare come fare), uno spirito determinato (per fare quello che impariamo), il sostegno da parte di coloro che abbiamo al nostro fianco (per condividere le strategie di successo) e una forte etica (per non perdere mai la retta via verso il miglioramento costante).
Questa è la mia ricetta e fino ad ora, testata negli anni, è risultata sempre vincente. Provate a metterla in pratica anche voi e vedrete i primi cambiamenti molto presto.
Pinuccio Massaiu